Wie können wir helfen?

Konto anlegen und anmelden iPhoneWeb#

Ein Konto, beide Apps: Mit derselben E-Mail-Adresse und demselben Passwort meldest du dich auf dem iPhone und in der Web-App an.

1. Lade USELY aus dem App Store oder öffne die Web-App im Browser.
2. Tippe auf Registrieren, gib E-Mail und ein Passwort mit mindestens 8 Zeichen ein.
3. Du bekommst einen Bestätigungscode per Mail. Gib ihn ein, dann ist dein Zugang aktiv.
4. Lege deine Firma an: Firmenname, Rechtsform, Adresse. Diese Angaben stehen später auf jedem Beleg und lassen sich jederzeit im Profil ändern.

Firma und Stammdaten einrichten iPhoneWeb#

Alles, was auf deinen Belegen stehen muss, trägst du einmal ein. Auf dem iPhone findest du das Profil oben rechts über dein Profilbild, im Web unter Einstellungen in der Seitenleiste.

1. Unternehmen: Firmenname, Straße, PLZ, Ort, E-Mail und Telefon. Die E-Mail ist auch die Antwortadresse, wenn du Belege über USELY verschickst.
2. Steuer: Steuernummer und, falls vorhanden, USt-IdNr. Mindestens eine der beiden Angaben gehört auf jede Rechnung (§14 UStG). Hier schaltest du auch die Kleinunternehmerregelung ein, siehe Kleinunternehmer nach §19 UStG.
3. Bankverbindung: Kontoinhaber, IBAN und BIC. Sie erscheinen auf Rechnungen, und mit hinterlegter IBAN bekommt jede Rechnung automatisch einen QR-Code zum Überweisen.
4. Standard-MwSt.: 19 %, 7 % oder ohne. Der Satz ist die Vorbelegung für neue Posten und bleibt je Posten änderbar.
5. Zahlungsfrist: Die Anzahl der Tage bis zum Fälligkeitsdatum neuer Rechnungen. Danach richtet sich, wann eine Rechnung als überfällig gilt.

Eigenes Logo auf den Belegen Pro#

1. Öffne im Profil die Karte Firmenlogo und wähle ein Bild aus der Galerie (PNG oder JPG, am besten quadratisch oder querformatig mit transparentem oder weißem Hintergrund).
2. Das Logo erscheint ab sofort oben auf allen neuen PDFs. Bereits erstellte Belege werden beim nächsten Öffnen mit dem aktuellen Logo gerendert.
3. Zum Entfernen tippst du auf das Papierkorb-Symbol an der Logo-Karte. Künftige Belege erscheinen dann ohne Logo.

Nummernkreise und Präfixe #

USELY vergibt Belegnummern fortlaufend und lückenlos je Jahr, zum Beispiel RE-2026-0001. Die Präfixe kannst du im Profil unter Nummernkreise anpassen: Rechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Abschlagsrechnung, Lieferschein und Kunde.

• Die Nummer wird erst vergeben, wenn der Beleg wirklich erstellt wird. Entwürfe aus wiederkehrenden Vorlagen tragen noch keine Nummer.
• Ein Präfix wirkt nur nach vorn: Bestehende Belege behalten ihre Nummer, so bleibt die Kette nachvollziehbar (GoBD).
• Kundennummern wie K-0001 vergibt USELY beim Anlegen eines Kunden automatisch. Leads bekommen erst bei der Umwandlung eine Nummer.

iPhone App und Web-App zusammen nutzen #

Beide Apps zeigen dieselben Daten in Echtzeit. Was du im Büro anlegst, ist auf dem Handy sofort da, und umgekehrt.

• Web-App: usely-4lt.pages.dev im Browser öffnen und mit deinem Konto anmelden. Über das Browser-Menü (Chrome: „Installieren“, Safari: „Zum Dock“ bzw. „Zum Home-Bildschirm“) läuft sie wie eine eigene App, auch auf Windows und Android.
• Mehrere Firmen: Gehörst du zu mehreren Firmen, wechselst du im Web über den Firmen-Umschalter oben in der Seitenleiste, auf dem iPhone im Profil unter Team und Steuerberater, Aktive Firma. Alles in der App bezieht sich immer auf die aktive Firma.
• Nur auf dem iPhone: Kamera-Scan direkt aus der App, Push-Mitteilungen, Timer als Live-Aktivität auf dem Sperrbildschirm, App-Sperre mit Face ID.
• Nur im Web: CSV-Import von Kunden, Ausgaben und Artikeln, große Tabellen mit Sortierung, DATEV-Einrichtung mit Konten-Zuordnung, Pro-Abo per Kreditkarte.

Die geführte Tour noch einmal starten iPhone#

Beim ersten Start führt dich USELY in zwölf Schritten durch alle Bereiche. Du kannst sie jederzeit überspringen und später erneut starten: Profil, Karte Einführung erneut starten.

Rechnung oder Angebot schreiben iPhoneWeb#

Alles beginnt mit der Kalkulation. Aus derselben Liste von Posten machst du per Tipp ein Angebot, eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder direkt eine Rechnung.

1. Tippe auf dem iPhone auf den Plus-Button (Übersicht oder Belege), im Web auf Belege, Neuer Beleg.
2. Füge Posten hinzu: Bezeichnung, Menge, Einheit (Stück, Stunde, Pauschal oder eigene Einheit), Einzelpreis netto und MwSt. je Posten. Die Summe steht sofort unten.
3. Optional: Rabatt in Prozent auf die ganze Kalkulation. Posten, die nur deine Kosten abbilden (Material, Fremdleistung), markierst du mit Als Kosten kalkulieren: Sie zählen in deiner Marge, stehen aber nicht auf dem Beleg.
4. Wähle den Kunden. Ohne Kunde lässt sich die Kalkulation nur als Projekt speichern, ein Beleg braucht immer einen Empfänger.
5. Tippe auf Angebot, Auftragsbest., Rechnung oder Lieferschein. USELY vergibt die Nummer, setzt Datum, Fälligkeit und alle Pflichtangaben und erstellt das PDF.

Die Belegkette: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung #

Jeder Beleg lässt sich genau einmal in den nächsten umwandeln. Beträge werden beim Erstellen eingefroren, die Kette bleibt lückenlos nachvollziehbar.

1. Angebot an den Kunden. Sobald es angenommen ist, setzt du den Status auf Angenommen (der Kunde kann das auch über den Beleg-Link tun, sobald die Beleg-Freigabe für deine Firma freigeschaltet ist).
2. Öffne das angenommene Angebot und wähle Auftragsbestätigung erstellen. Nur angenommene Angebote lassen sich umwandeln.
3. Aus der Auftragsbestätigung wird per Tipp der Lieferschein (preislos, als Warenbegleitpapier) oder direkt die Rechnung. Ein Lieferschein lässt sich anschließend in die Rechnung umwandeln.
4. Abschlagsrechnungen: Bei größeren Aufträgen erstellst du aus der Auftragsbestätigung eine oder mehrere Abschlagsrechnungen. Die Schlussrechnung zieht die bereits berechneten Anzahlungen automatisch ab und weist den Restbetrag aus, wie es §14 UStG verlangt.

• Fälligkeit und Zahlungsfrist übernimmt die Rechnung aus deinen Stammdaten, Lieferscheine haben keine Fälligkeit.
• Ein stornierter Beleg kann nicht mehr umgewandelt werden. Ein bereits umgewandelter Beleg zeigt Wurde zu … umgewandelt und verlinkt den Nachfolger.

Beleg-Status, Zahlung erfassen, überfällig #

Der farbige Balken an jedem Beleg zeigt den Status. Du kannst ihn im Beleg-Detail über die Aktionen ändern.

• Teilzahlung: Erfasst du eine Zahlung, die den Betrag nicht deckt, bleibt die Rechnung offen und zeigt den Restbetrag.
• Überfällige Rechnungen erscheinen im Filter Offen und auf der Übersicht mit Betrag. Von dort startest du das Mahnwesen.
• Zu einer bezahlten Rechnung liegt eine Zahlung vor. Sie ist aufbewahrungspflichtig und lässt sich nicht mehr löschen, nur stornieren.

Rechnung ändern oder stornieren #

Eine erstellte Rechnung hat eine fortlaufende Nummer und darf nach GoBD nicht mehr verändert werden. Der richtige Weg ist die Stornorechnung.

1. Öffne die Rechnung und wähle Stornieren.
2. USELY erstellt eine Stornorechnung mit eigener Nummer und negativen Beträgen. Die Originalrechnung bleibt erhalten und wird als storniert markiert.
3. Erstelle die Rechnung anschließend neu, zum Beispiel aus derselben Auftragsbestätigung oder als neue Kalkulation.
4. Schicke deinem Kunden beide Belege: Stornorechnung und neue Rechnung.

• Hängt der Beleg in einer Kette, fragt USELY: Nur diesen Beleg stornieren oder Gesamten Vorgang stornieren. Wird eine Auftragsbestätigung storniert, gilt das zugehörige Angebot als abgelehnt.
• Angebote und Entwürfe darfst du frei bearbeiten oder löschen, sie sind noch keine steuerlich relevanten Belege.
• Eine Rechnung mit erfasster Zahlung kann nicht gelöscht, nur storniert werden.

Wiederkehrende Rechnungen Pro#

Für Wartungsverträge, Hosting, Miete oder Abos: Eine Vorlage erzeugt fällige Rechnungen automatisch als Entwurf. Du prüfst, gibst frei und versendest wie gewohnt.

1. Wechsle unter Belege auf den Umschalter Wiederkehrend und tippe auf Neue Vorlage.
2. Wähle Kunde, Posten, Intervall (monatlich, jährlich), Startdatum und optional ein Enddatum.
3. Zum Stichtag legt USELY einen Entwurf unter Belege an, erkennbar am Label Entwurf. Er hat noch keine Nummer und fließt nicht in den DATEV-Export.
4. Öffne den Entwurf, prüfe ihn und tippe auf Rechnung freigeben. Erst jetzt wird die Rechnungsnummer gezogen.

Kleinunternehmer nach §19 UStG #

1. Öffne im Profil die Karte Steuer und schalte Kleinunternehmer ein.
2. Neue Belege werden ohne Umsatzsteuer erstellt und tragen automatisch den Satz Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
3. Die MwSt.-Auswahl an den Posten entfällt, die EÜR rechnet ohne Umsatzsteuer.

Artikel und Preisliste #

Posten, die immer wieder vorkommen, legst du als Artikel an: Name, Einheit, Preis, MwSt. und optional ein Kostenpreis für deine Marge.

1. Profil, Karte Artikel, Artikel verwalten (im Web: Artikel in der Seitenleiste).
2. Tippe auf +, trage Name, Einheit, Preis und MwSt. ein. Optional Als Kosten kalkulieren für reine Kostenartikel.
3. Im Kalkulator wählst du den Artikel über Aus Artikeln wählen. USELY kopiert Bezeichnung und Preis in den Posten. Änderst du später den Artikelpreis, bleiben alte Belege unverändert.

Lager: Bestände führen und Abgänge buchen #

Für Artikel, die du auf Lager hast, kannst du den Bestand mitführen. Dienstleistungen bleiben davon unberührt.

1. Öffne einen Artikel und schalte Bestand führen ein. Optional setzt du einen Mindestbestand: Fällt der Bestand darunter, wird er gelb markiert, bei negativem Bestand rot.
2. Über das Lager-Symbol am Artikel buchst du Zugang, Abgang oder Korrektur mit Menge und Notiz. Jede Buchung steht in der Historie, nichts wird überschrieben.
3. Am Lieferschein oder an der Rechnung erscheint die Karte Lager, sobald Positionen zu geführten Artikeln passen. Mit Abgang aus diesem Beleg buchen bestätigst du die vorgeschlagenen Mengen, USELY bucht sie mit Belegbezug ab.

PDF ansehen, teilen und drucken #

• Im Beleg-Detail öffnest du über PDF die Vorschau. Von dort teilst du über das Teilen-Symbol per AirDrop, Messenger oder in Dateien, oder druckst direkt.
• Das PDF entsteht auf dem Server, deshalb braucht es eine Internetverbindung. iPhone und Web erzeugen byte-gleich dasselbe Dokument.
• Die Sprache des PDFs folgt der Belegsprache deiner Firma (Deutsch oder Englisch), siehe Stammdaten.

Beleg per E-Mail senden iPhoneWeb#

1. Öffne den Beleg und tippe auf Senden. Empfänger ist die E-Mail-Adresse des Kunden, Betreff und Anschreiben sind fertig vorbelegt und lassen sich anpassen.
2. Wähle den Anhang: PDF, mit Pro zusätzlich PDF + XRechnung oder ZUGFeRD-PDF (nur bei Rechnungen und Abschlagsrechnungen).
3. Optional: Beleg-Link beifügen, damit der Kunde den Beleg auch im Browser öffnen kann, siehe Beleg-Link.
4. Tippe auf Jetzt senden. Der Versand läuft über USELY im Namen deiner Firma, Antworten des Kunden gehen an deine Firmen-E-Mail aus den Stammdaten. Der Beleg wechselt auf Gesendet.

• Versandprotokoll: Unter dem Beleg siehst du jede Zustellung mit Zeitpunkt und Status (Gesendet, Zugestellt, Geöffnet, Unzustellbar). So weißt du bei Nachfragen, was wann rausging.
• Über Mail-App senden: Alternativ öffnet USELY deine Mail-App mit dem PDF als Anhang. Dann steht die Mail in deinem eigenen Postausgang, aber nicht im Versandprotokoll.
• Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, ergänze sie in den Kundendaten oder nutze die Mail-App.

Beleg-Link und Annahme per Link #

Jeder Beleg lässt sich als Link teilen. Der Kunde sieht ihn im Browser, ohne App und ohne Konto.

• Beleg-Link: Im Beleg-Detail unter Teilen erzeugst du einen Link zur Ansicht und kopierst ihn in Messenger, Mail oder Notizen. Über Link widerrufen kann der Kunde den Beleg nicht mehr öffnen, die Ereignisse bleiben erhalten.
• Annahme per Link: Bei Angeboten kann der Kunde im Browser annehmen oder ablehnen. Mit dem Schalter AB bei Annahme automatisch erstellen (Profil, Belegkette) entsteht die Auftragsbestätigung dann von selbst. Die Annahme per Link wird schrittweise für Firmen freigeschaltet, bis dahin setzt du den Status im Angebot selbst.
• USELY meldet dir per Glocke und Push, wenn ein Kunde ein Angebot beantwortet hat.

Zahlen per QR-Code (Girocode) #

Trägt deine Firma eine IBAN in den Stammdaten, druckt USELY auf jede Rechnung und Abschlagsrechnung einen QR-Code nach dem EPC-Standard. Dein Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App: Empfänger, IBAN, Betrag und Rechnungsnummer als Verwendungszweck sind vorbelegt, Tippfehler ausgeschlossen.

• Kostenlos in Free und Pro, keine Einrichtung nötig. Angebote, Lieferscheine und Stornorechnungen tragen keinen QR-Code.
• Abschalten geht in der Web-App unter Einstellungen, Karte QR-Überweisung. Die Einstellung gilt für alle neuen PDFs deiner Firma.
• Weil die Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht, erkennt der Banking-Abgleich solche Überweisungen eindeutig.

Bezahllink: Kunden zahlen online Pro#

Mit dem Bezahllink zahlt dein Kunde die Rechnung direkt aus der Mail per Karte, PayPal, Apple Pay oder Google Pay. Die Zahlung wird der Rechnung automatisch zugeordnet, die Rechnung springt auf Bezahlt.

1. Verbinde im Profil unter Zahlungen empfangen dein eigenes Stripe-Konto (Mit Stripe verbinden). Die Einrichtung übernimmt Stripe, das Geld geht direkt auf dein Konto, USELY nimmt keinen Anteil.
2. Beim Senden einer Rechnung schaltest du Bezahllink beifügen ein. Über Bezahllink standardmäßig anbieten ist er bei jeder Rechnung vorausgewählt.
3. Zahlt der Kunde, erfasst USELY die Zahlung mit vollem Rechnungsbetrag und legt die Stripe-Gebühr automatisch als Ausgabe unter Gebühren / Bank an. Im Beleg siehst du Bezahlt, Gebühr und Auszahlung.

Banking-Abgleich: Zahlungseingänge automatisch zuordnen iPhoneAdmin#

Verbinde dein Geschäftskonto, dann liest USELY deine Umsätze mit und erkennt, welche Überweisung zu welcher Rechnung gehört. Der Bank-Login läuft ausschließlich bei deiner Bank, USELY sieht deine Zugangsdaten nie und kann keine Zahlungen auslösen.

• Automatisch verbucht wird nur bei eindeutigen Treffern: Betrag stimmt centgenau und die Rechnungsnummer steht im Verwendungszweck. Alles andere landet unter Zahlungseingang zum Klären, dort ordnest du mit einem Tipp zu oder ignorierst den Umsatz.
• Doppelzahlung: Zahlt ein Kunde eine bereits bezahlte Rechnung erneut, markiert USELY den Konflikt. Du erfasst ihn als Doppelzahlung und klärst die Rückzahlung mit dem Kunden.
• Bankzugriff läuft ab: Aus Sicherheitsgründen musst du den Zugriff regelmäßig bei deiner Bank bestätigen. USELY erinnert dich rechtzeitig, über Bankzugriff bestätigen läuft der Abgleich weiter.
• Nur Inhaber und Admins sehen Bankdaten und dürfen die Verbindung trennen. Beim Trennen bleiben verbuchte Zahlungen erhalten.

Mahnwesen: Zahlungserinnerung und Mahnungen Pro#

Überfällige Rechnungen fallen auf der Übersicht und in der Glocke von selbst auf. Von dort aus mahnst du in drei Stufen, jede mit eigenem PDF.

1. Öffne die überfällige Rechnung und tippe auf Mahnung erstellen.
2. Wähle die Mahnstufe: Zahlungserinnerung, erste Mahnung, letzte Mahnung. Der Text ist vorformuliert und höflich, optional trägst du eine Mahngebühr ein.
3. USELY erzeugt das Mahn-PDF mit Rechnungsbezug, ursprünglicher Fälligkeit und neuem Zahlungsziel. Sende es wie einen Beleg per Mail.
4. Unter Erinnern nach legst du fest, nach wie vielen Tagen USELY dich an die nächste Stufe erinnert. Die Mahnhistorie steht am Beleg.

Erinnerungen an offene Abrechnungen und Angebote #

Im Profil unter Belegkette schaltest du zwei Erinnerungen ein: An offene Abrechnungen erinnern meldet Auftragsbestätigungen, die noch keine Rechnung haben. An unbeantwortete Angebote erinnern meldet Angebote, die seit Tagen ohne Antwort sind. Beides erscheint in der Glocke und als Push auf dem iPhone.

E-Rechnung erstellen und versenden Pro#

Die E-Rechnung entsteht aus der Rechnung, die du ohnehin schreibst. Es gibt zwei Formate: XRechnung ist eine reine XML-Datei (Standard bei Behörden), ZUGFeRD ist ein normales PDF mit eingebetteter XML, das jeder lesen und jede Software verarbeiten kann.

1. Prüfe deine Stammdaten: Firmenname, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr., IBAN. Der Kunde braucht eine vollständige Adresse. Fehlt etwas, sagt USELY dir beim Erzeugen genau, was.
2. Öffne die Rechnung, Bereich E-Rechnung und Export. Wähle XRechnung (XML) erzeugen oder ZUGFeRD-PDF erzeugen, die Datei lässt sich teilen oder speichern.
3. Zum Versenden tippst du im Senden-Sheet auf den Anhang PDF + XRechnung (die Mail enthält PDF und XML) oder ZUGFeRD-PDF (eine Datei, die beides ist).

• E-Rechnungen gibt es für Rechnungen und Abschlagsrechnungen. Schlussrechnungen führen die Anzahlungen und den Restbetrag korrekt nach EN 16931 aus.
• Die XML ist sprachneutral, das PDF folgt deiner Belegsprache. Beide Formate werden gegen die offiziellen Prüfregeln validiert, ZUGFeRD zusätzlich als PDF/A-3.
• Kleinunternehmer nach §19 UStG können ebenfalls E-Rechnungen ausstellen, USELY setzt die passende Steuerkategorie.

E-Rechnungen empfangen und auslesen #

Bekommst du selbst eine E-Rechnung, liest USELY sie beim Erfassen der Ausgabe automatisch aus, egal ob ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML.

1. Ausgaben, +, Beleg anhängen und die Datei aus Mail oder Dateien wählen.
2. USELY zeigt E-Rechnung erkannt und belegt Betrag, Datum, Rechnungsnummer und Lieferant vor. Enthält die Rechnung Anzahlungen, übernimmt USELY den offenen Restbetrag.
3. Prüfen, Kategorie wählen, Erfassen.

Ausgabe erfassen iPhoneWeb#

1. Tab Ausgaben, dann +.
2. Trage Beschreibung (z. B. Tankstelle Aral), Betrag brutto, MwSt. und Datum ein. Netto rechnet USELY aus.
3. Wähle eine Kategorie: Material, Büro, Fahrzeug / Sprit, Reisekosten, Software / Abos, Telefon / Internet, Miete, Versicherung, Marketing / Werbung, Bewirtung, Fortbildung, Löhne / Personal, Porto / Versand, Steuerberater / Recht, Gebühren / Bank oder Sonstiges. Die Kategorie steuert das Konto im DATEV-Export.
4. Optional: Ordne die Ausgabe einem Projekt zu, dann siehst du dort Kosten und Marge des Auftrags.
5. Beleg anhängen: Foto mit der Kamera, Bild aus der Galerie oder eine Datei (PDF, Bild, E-Rechnung). Das Belegbild wird privat in deiner Firma gespeichert und wandert ins Belegpaket für die Kanzlei.

Belege scannen mit Belegerkennung Pro#

Fotografiere Quittung oder Rechnung, USELY liest Betrag, Datum und MwSt. aus und füllt die Ausgabe vor. Du prüfst nur noch.

1. Ausgaben, +, Beleg scannen (Kamera) oder ein Bild aus der Galerie wählen.
2. Warte einen Moment auf Erkenne Beleg. Betrag, Datum und Steuersatz erscheinen im Formular, das Foto hängt am Beleg.
3. Prüfe die Werte, wähle Kategorie und Projekt, Erfassen.

• Gute Scans: Beleg flach, ganz im Bild, gutes Licht, kein Schatten über den Zahlen. Lange Kassenbons lieber in zwei Fotos.
• Erkennt USELY nichts, siehst du Nichts erkannt. Das Foto bleibt gespeichert, die Werte trägst du dann von Hand ein.
• Im Free-Tarif kannst du Belegfotos anhängen, die automatische Erkennung ist Teil von Pro.

Fixkosten und wiederkehrende Ausgaben Pro#

Miete, Versicherung, Software-Abos: einmal anlegen, USELY bucht sie zum Stichtag automatisch als Ausgabe.

1. Ausgaben, Umschalter Fixkosten, dann +.
2. Beschreibung, Betrag, Kategorie, Intervall (monatlich oder jährlich) und Startdatum, optional ein Enddatum.
3. Am Fälligkeitstag entsteht die Ausgabe automatisch, die Glocke meldet Fixkosten fällig. In der Ausgabenliste ist sie als automatisch gebucht markiert.

Beleg-Postfach: Belege per E-Mail einreichen ProAdmin#

Deine Firma bekommt eine eigene, geheime E-Mail-Adresse für Belege. Was du dorthin weiterleitest, landet im Posteingang unter Ausgaben. E-Rechnungen werden dabei automatisch gelesen.

1. Öffne als Admin Ausgaben, Posteingang. Beim ersten Öffnen legt USELY die Adresse an, sie steht oben im Posteingang und im Profil unter Beleg-Postfach. Über Kopieren oder Teilen holst du sie in dein Mailprogramm, am besten als Kontakt.
2. Leite Eingangsrechnungen, Quittungs-Fotos oder Lieferantenmails an die Adresse weiter. Anhänge: PDF, JPG, PNG, HEIC, XML bis 10 MB, bis zu 50 Mails am Tag.
3. USELY meldet Neuer Beleg im Posteingang per Glocke und Push. Ein Tipp öffnet den Posteingang.
4. Übernehmen öffnet die Ausgabe mit allen erkannten Werten (E-Rechnung ausgelesen, sonst Belegerkennung), das Belegbild hängt bereits dran. Verwerfen räumt Eingänge weg, die keine Belege sind, bis zu 30 Tage lang kannst du sie zurückholen.

• Die Adresse ist geheim: Wer sie kennt, kann Belege einreichen. Ist sie in falsche Hände geraten, erzeugst du im Profil eine Neue Adresse, die alte funktioniert danach nicht mehr.
• Mails ohne Anhang erscheinen gedämpft im Posteingang, damit du siehst, dass etwas angekommen, aber nichts zu übernehmen ist.
• Jeder Eingang, jede Übernahme und jedes Verwerfen steht im Aktivitätsprotokoll.

Ausgaben auswerten #

• Oben im Ausgaben-Tab filterst du nach Jahr und Monat und siehst die Summe der Betriebsausgaben und die Fixkosten pro Monat.
• Auf der Übersicht stehen Kosten neben dem Umsatz, die Jahreskurve zeigt beides im Verlauf.
• Für die Steuer: EÜR-Export als PDF und CSV, für die Kanzlei der DATEV-Buchungsstapel mit Belegpaket.

Kunde anlegen und finden #

1. Tab Kunden, + oben rechts.
2. Wähle Firma oder Privatperson. Firmen brauchen den Firmennamen, Privatkunden Vor- und Nachnamen.
3. Adresse, E-Mail und Telefon, bei Firmen optional die USt-IdNr. Die E-Mail ist die Empfängeradresse beim Versand.
4. Speichern. USELY vergibt die Kundennummer (z. B. K-0001) automatisch.

• Mit den Chips filterst du nach Firmen oder Privatkunden, das Suchfeld findet jeden Eintrag nach Name, Ort oder Nummer.
• Kunden lassen sich auch direkt aus dem Kalkulator anlegen, wenn du beim Beleg Neuen Kunden anlegen wählst.

Die Kundenakte #

Ein Tipp auf einen Kunden öffnet seine Akte: alles zu diesem Kunden an einem Ort.

• Kennzahlen: offener Betrag, Umsatz gesamt (bezahlte Rechnungen) und Anzahl der Belege, live aus den eingefrorenen Belegwerten.
• Stammdaten mit Tipp auf E-Mail oder Telefon, um direkt zu schreiben oder anzurufen. Bearbeiten über den Stift oben rechts.
• Belege und Projekte des Kunden, jeweils mit Sprung ins Detail.
• Aufgaben: Aufgaben aus deinen Boards, die diesem Kunden zugeordnet sind (im Aufgaben-Editor über das Feld Kunde).
• Dateien: Verträge, Pläne, Fotos. Bis zu 50 Dateien je Kunde, je bis 10 MB (PDF, Bilder, Word, Excel, CSV, Text). Tippen zeigt die Vorschau.
• Notizen: Freitext, der nur für dich und dein Team sichtbar ist.

Leads und Pipeline #

Interessenten führst du als Leads in derselben Liste wie Kunden, ohne Kundennummer, bis aus der Anfrage ein Auftrag wird.

1. Kunden, Umschalter Leads, +. Ein Lead braucht nur einen Namen, alles andere kommt später.
2. Für den Überblick legst du unter Projekte ein Board aus der Vorlage Pipeline (Leads) an: Spalten Neu, Kontaktiert, Angebot, Gewonnen, Verloren. Jede Karte hängt am Lead.
3. Wird aus dem Lead ein Kunde, tippst du in seiner Akte auf Als Kunde übernehmen. USELY vergibt die Kundennummer, alle Belege und Aufgaben bleiben verknüpft.

Kunden, Ausgaben und Artikel per CSV importieren WebAdmin#

Du wechselst von sevdesk, Lexware Office, einer Excel-Liste oder dem Bank-Export? Der Import-Assistent in der Web-App übernimmt Kunden, Ausgaben und Artikel in vier Schritten.

1. Web-App, Einstellungen, Karte Daten-Import, Art wählen: Kunden, Ausgaben oder Artikel.
2. Datei wählen: eine CSV-Datei. Trennzeichen und Kodierung erkennt USELY selbst, auch alte Windows-Exporte.
3. Spalten zuordnen: Für sevdesk und Lexware Office sind die Spalten vorbelegt, bei eigenen Listen ordnest du sie per Auswahl zu. Bei Ausgaben übersetzt du fremde Kategorien in USELY-Kategorien.
4. Prüfung: Die Vorschau zeigt alle Zeilen, markiert Duplikate und fehlerhafte Zeilen. Erst dann importierst du.

• Bestehende Kundennummern werden übernommen. Kollidiert eine mit deinem Nummernkreis, warnt USELY vor dem Import.
• Ein zweiter Lauf derselben Datei erkennt Duplikate und importiert nichts doppelt.
• Belege (Rechnungen, Angebote) lassen sich bewusst nicht importieren: Sie tragen fortlaufende Nummern und eingefrorene Werte aus dem alten System. Bewahre die alten PDFs auf, neue Belege schreibst du in USELY.

Projekte: ein Auftrag, ein Ort #

1. Erstelle im Kalkulator die Posten und wähle Als Projekt speichern. Oder lege unter Projekte direkt ein neues Projekt an.
2. Im Projekt siehst du die Kalkulation, alle daraus erstellten Belege und die zugeordneten Ausgaben. Aus der Kalkulation erzeugst du jederzeit ein Angebot oder eine Rechnung, ohne neu einzutippen.
3. Ordne Ausgaben dem Projekt zu (im Ausgaben-Formular unter Projekt), dann zeigt das Projekt Umsatz, Kosten und Marge.
4. Ist der Auftrag durch, wählst du Als abgeschlossen markieren. Abgeschlossene Aufträge zählen auf der Übersicht.

Boards: Liste, Kanban und Timeline #

1. Unter Projekte, Bereich Boards, tippst du auf Neues Board und wählst eine Vorlage (Standard mit Status, Person und Fälligkeit, oder Pipeline für Leads).
2. Wechsle oben zwischen Liste, Kanban (Spalten nach Status, Karten per Drag-and-drop) und Timeline (Aufgaben nach Fälligkeit: Überfällig, Diese Woche, Nächste Woche, Kalenderwochen, Ohne Termin). USELY merkt sich deine Ansicht.
3. Spalten anpassen: Über das Spalten-Symbol fügst du eigene Spalten hinzu: Status (mit eigenen Optionen), Person, Datum, Zahl, Text oder Label. Spalten lassen sich umbenennen, umordnen und entfernen.

• Benennst du eine Status-Option um, ordnet USELY die bestehenden Aufgaben automatisch der neuen Bezeichnung zu.
• Entfernst du eine Spalte, verschwinden ihre Werte aus allen Aufgaben des Boards. Belege bleiben unberührt.
• Ein Board zu löschen entfernt alle seine Spalten und Aufgaben dauerhaft, die Zeiteinträge daran ebenfalls.

Aufgaben, Zuweisungen und Kommentare #

1. Im Board auf Neue Aufgabe, Titel eingeben, optional Beschreibung.
2. Setze Status, Person (ein Teammitglied) und Fällig. Die zugewiesene Person bekommt eine Mitteilung.
3. Über das Feld Kunde hängst du die Aufgabe an einen Kunden, sie erscheint dann in seiner Akte.
4. Kommentare: Unten in der Aufgabe schreibst du Kommentare. Mit @ erwähnst du Teammitglieder, sie bekommen Glocke und Push.

Automationen: Regeln fürs Board #

Regeln erledigen Routine: „Wenn Status auf Erledigt wechselt, benachrichtige Anna“ oder „Drei Tage vor Fälligkeit, weise Max zu“. Ohne KI, immer nachvollziehbar.

1. Im Board auf das Blitz-Symbol Automationen, dann Neue Regel.
2. Regel-Art wählen: Wenn Status wechselt (auf eine bestimmte Option), Wenn Fälligkeit erreicht (am Tag selbst, bis 365 Tage vorher oder danach), Wenn ein Task angelegt wird, Wenn ein Task gelöscht wird oder Wenn sich eine Spalte ändert.
3. Dann: benachrichtige Person, weise Person zu oder rufe Webhook auf (URL, zum Beispiel Zapier, Make, n8n oder Slack).
4. Nur wenn (optional): bis zu fünf Bedingungen, mit UND oder ODER verknüpft. Vergleiche: hat den Wert, hat nicht den Wert, ist leer, ist nicht leer, bei Datums-Spalten liegt vor heute, ist heute, liegt nach heute.

• Bis zu 20 Regeln je Board. Jede Regel zeigt in der Liste ihren Klartext und bei Webhooks den letzten Zustell-Status.
• Regeln lösen sich nicht gegenseitig aus: Eine Zuweisung durch eine Regel startet keine weitere Regel.
• Wird eine Spalte gelöscht, auf die eine Regel sich bezieht, bleibt die Regel stehen und wird als verwaist markiert. Sie feuert dann nicht mehr.

Timer starten, stoppen, wechseln #

1. Öffne eine Aufgabe im Board und tippe auf Timer starten. Der Timer läuft auf allen Geräten, auf dem iPhone auch als Live-Aktivität auf dem Sperrbildschirm und in der Dynamic Island.
2. Stoppen öffnet den Zeit-Editor mit der gemessenen Dauer: Notiz ergänzen, abrechenbar setzen, Stundensatz prüfen, Speichern.
3. Arbeitest du an etwas Neuem, wähle in der anderen Aufgabe Timer hierher wechseln. Die bisherige Zeit landet vorbefüllt im Editor und wird bei der richtigen Aufgabe gebucht, der neue Timer läuft sofort.

• Es läuft immer nur ein Timer je Person. Läuft er länger als 8 Stunden, erinnert USELY dich per Mitteilung. Nach 24 Stunden bittet der Editor, die Dauer zu prüfen.
• Wurde der Timer auf einem anderen Gerät gestoppt, erfährst du das beim nächsten Öffnen, nichts geht verloren.

Zeiten nachtragen und bearbeiten #

1. In der Aufgabe auf Zeit erfassen.
2. Datum, Dauer (mindestens 1 Minute, höchstens 24 Stunden), Stundensatz, Abrechenbar ja oder nein, optional eine Notiz.
3. Speichern. Einträge lassen sich jederzeit bearbeiten oder löschen, solange sie nicht abgerechnet sind.

Zeiten-Report und CSV-Export #

• Unter Projekte, Zeiten (Web: Zeiten in der Seitenleiste) wählst du Monat oder Jahr, filterst nach Person, Board und Status (Offen, Abgerechnet, Nicht abrechenbar) und gruppierst Je Aufgabe oder Je Person.
• Oben stehen die Summen: erfasste Stunden und der abrechenbare Betrag.
• Als CSV exportieren erzeugt eine Datei für Excel oder die Kanzlei, auf iPhone und Web byte-gleich.

Zeiten abrechnen: aus Stunden werden Positionen #

1. Im Board oder im Zeiten-Report auf Abrechnen. USELY sammelt alle offenen, abrechenbaren Zeiten.
2. Wähle den Kunden und prüfe die Positionen: je Aufgabe eine Zeile mit Stunden mal Stundensatz.
3. Erstelle daraus Angebot oder Rechnung. Die Zeiten sind danach als Abgerechnet markiert und tauchen nicht noch einmal auf.

Teammitglied einladen Admin#

1. Profil, Team und Steuerberater, Zugänge verwalten, Team einladen (Web: Einstellungen, Team).
2. Rolle wählen: Mitglied (voller Zugriff: Belege schreiben, Ausgaben erfassen, alles sehen) oder Admin (wie Mitglied, plus Team, Banking und Einstellungen). Optional ein Name für deine Übersicht.
3. Einladung erstellen. Der Einladungscode wird genau einmal angezeigt und kann genau einmal eingelöst werden, mit Ablaufdatum. Über Code teilen schickst du eine fertige Nachricht mit Link, der die App öffnet.

Einladung einlösen (für Eingeladene) #

• Noch kein USELY-Konto: App laden, Registrieren, Ich habe einen Einladungscode wählen, Code eingeben, Zugang erstellen. Es entsteht kein eigenes Firmenprofil, du siehst direkt die Firma, die dich eingeladen hat.
• Schon ein Konto: Profil, Team und Steuerberater, Einladungscode einlösen. Die Firma erscheint danach im Firmen-Umschalter.
• Der Link aus der Einladungsnachricht öffnet die App direkt an der richtigen Stelle.

Steuerberater oder Buchhaltung einladen Admin#

Deine Kanzlei bekommt einen kostenlosen Nur-Lesen-Zugang und holt sich Belege, Ausgaben und DATEV-Export selbst, ohne dir hinterherzulaufen.

1. Profil, Team und Steuerberater, Steuerberater einladen.
2. Wähle die Zugriffsbereiche: Belege, Ausgaben, Export, Kunden, Projekte. Für die Kanzlei reichen meist Belege, Ausgaben und Export.
3. Schicke den Code oder Link an die Kanzlei. Sie erstellt ein kostenloses USELY-Konto (oder nutzt ihr bestehendes) und löst den Code ein, siehe Einladung einlösen.
4. Die Kanzlei sieht deine Firma im Nur-Lesen-Modus und kann DATEV-Buchungsstapel, Belegpaket und EÜR selbst erzeugen. Ändern kann sie nichts.

Rollen und Rechte im Überblick #

• Zugriff bearbeiten: In der Mitgliederliste tippst du auf eine Person und änderst Rolle oder Bereiche. Die Änderung gilt sofort.
• Zugang entfernen beendet den Zugriff, die Person behält ihr eigenes USELY-Konto. Mitglieder können eine Firma auch selbst verlassen.
• Jede Einladung, jeder Beitritt und jede Rechteänderung steht im Aktivitätsprotokoll.

Die Übersicht lesen #

• Umsatz und Kosten: Umsatz sind bezahlte Rechnungen, Kosten deine Ausgaben, wahlweise gesamt, je Jahr oder je Monat. Die Kurve zeigt den Verlauf.
• Offene Rechnungen: Summe der ausstehenden Beträge, dazu die Zahl der ausstehenden und überfälligen Rechnungen. Ein Tipp führt zur Liste.
• Abgeschlossene Aufträge: Projekte, die du als abgeschlossen markiert hast.
• Entwürfe aus wiederkehrenden Vorlagen zählen in keine Kennzahl, erst nach der Freigabe.

EÜR erstellen #

1. Profil, Karte EÜR-Export, EÜR erstellen.
2. Geschäftsjahr wählen.
3. USELY erzeugt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung als PDF (lesbar, mit Summen je Kategorie) und als CSV (für Excel oder die Kanzlei) und öffnet das Teilen-Menü.

DATEV-Export: Buchungsstapel und Belegpaket #

Einnahmen und Ausgaben als Buchungsstapel im DATEV-Format, eine Datei je Monat. Deine Kanzlei importiert sie mit ihrer DATEV-Software. Dazu das Belegpaket mit allen PDFs.

1. Einrichtung (einmalig): Profil, Steuerberater, DATEV-Export, dann DATEV-Einrichtung. Wähle den Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04 (steht auf früheren Auswertungen deiner Kanzlei), trage Beraternummer und Mandantennummer ein (teilt dir die Kanzlei mit, sonst ordnet sie die Datei beim Import selbst zu).
2. Konto-Zuordnungen: Erlöskonten für 19 %, 7 % und ohne USt, Gegenkonten für Einnahmen und Ausgaben, ein Interimskonto für Ungeklärtes und ein Konto je Ausgaben-Kategorie sind als Standard vorgeschlagen. Meldet dir die Kanzlei andere Konten, tippst du die Zeile an und trägst sie ein.
3. Exportieren: Monat wählen, Datei erzeugen und teilen. USELY baut den Buchungsstapel aus Rechnungen, Stornos und Ausgaben des Monats und öffnet das Teilen-Menü (Mail an die Kanzlei, Dateien, AirDrop).
4. Belegpaket: Belegpaket erzeugen und teilen packt die Rechnungs-PDFs und die Belegbilder der Ausgaben desselben Monats in ein ZIP-Archiv mit Inhaltsverzeichnis. Fehlt zu einer Ausgabe ein Beleg, steht das im Verzeichnis.

• Unter Bisherige Exporte steht jede erzeugte Datei mit Zeitraum, Zeilen, Summen und Prüfsumme. So ist nachvollziehbar, was die Kanzlei wann bekommen hat.
• Entwürfe fließen nicht in den Export. Gibt es in einem Monat weder Belege noch Ausgaben, wird keine leere Datei erzeugt.
• Die Kanzlei mit Nur-Lesen-Zugang auf den Bereich Export kann Buchungsstapel und Belegpaket selbst erzeugen.

Aktivitätsprotokoll Admin#

Profil, Karte Aktivität: eine Zeitleiste, wer wann was geändert hat. Belege, Kunden, Projekte, Ausgaben, Mitglieder, Mahnungen und der Posteingang werden automatisch protokolliert. Ein Tipp auf einen Beleg-Eintrag springt zum Beleg. Für Inhaber und Admins.

Alle Daten exportieren (DSGVO) #

Profil, Karte Datenschutz, Meine Daten exportieren: USELY erstellt eine JSON-Datei mit allen deinen Daten und eine lesbare PDF-Übersicht. Belege gibt es außerdem als PDF je Beleg, Auswertungen als CSV, für die Kanzlei als DATEV-Buchungsstapel und Belegpaket. Deine Daten gehören dir.

Glocke und Push-Mitteilungen #

1. Profil, Karte Mitteilungen, Mitteilungen aktivieren und die iOS-Abfrage bestätigen.
2. Die Glocke oben auf der Übersicht sammelt alles: Erwähnungen, Zuweisungen, Kommentare, ausgelöste Regeln, überfällige Rechnungen, fällige Mahnungen und Fixkosten, beantwortete Angebote, bezahlte Rechnungen, neue Belege im Posteingang und einen Timer, der länger als 8 Stunden läuft. Ein Tipp öffnet den passenden Ort.
3. Alle gelesen leert den Zähler. Die Web-App hat dieselbe Glocke, Push gibt es auf dem iPhone.

Webhooks: USELY mit anderen Tools verbinden Admin#

Bei jedem gewählten Ereignis schickt USELY eine JSON-Nachricht per HTTPS-POST an eine Adresse deiner Wahl. So landen neue Rechnungen in Slack, Zahlungen in Google Sheets oder Kunden im CRM.

1. Erzeuge in Zapier, Make oder n8n einen Webhook-Trigger (Catch Hook) und kopiere die URL. Für Slack nutzt du eine Incoming-Webhook-URL.
2. Profil, Integrationen, Webhooks verwalten, Neues Abo: URL einfügen (nur https), Ereignisse wählen: Beleg angelegt, Beleg-Status geändert, Zahlung eingegangen, Kunde angelegt, Lead konvertiert. Optional ein Label.
3. Löse das Ereignis einmal aus, zum Beispiel mit einer Testrechnung. In der Zustell-Historie siehst du Statuscode, Versuche und Dauer, und über Payload kopieren das exakte JSON als Vorlage für dein Tool.

• Die Nachricht enthält Belegkopf, Beträge und Kundenname, aber keine Positionen, Adressen oder E-Mail-Adressen.
• Bis zu 10 aktive Abos je Firma. Antwortet dein Endpunkt nicht mit 2xx, wiederholt USELY einmal, danach steht der Fehler in der Historie. USELY folgt keinen Weiterleitungen.
• Zusätzlich kann jede Board-Automation einen Webhook aufrufen, etwa wenn eine Aufgabe auf Erledigt wechselt.

Free und Pro im Vergleich #

USELY Free ist dauerhaft kostenlos. USELY Pro kostet 9,99 € im Monat oder 89,99 € im Jahr, ist 30 Tage kostenlos testbar und jederzeit kündbar. Der Preis ist auf dem iPhone und im Web gleich, Pro gilt für dein ganzes Konto auf allen Geräten.

Pro abschließen, verwalten, kündigen #

• Abschließen auf dem iPhone: Profil, Karte USELY Pro, Pro freischalten, Monat oder Jahr wählen. Die Abrechnung läuft über deine Apple-ID, die ersten 30 Tage sind gratis.
• Abschließen im Web: Profil, Pro holen. Die Zahlung läuft über Stripe per Karte. Pro gilt sofort auch in der iPhone App.
• Kündigen: Über Apple in den iOS-Einstellungen unter deinem Namen, Abonnements, USELY. Im Web über Profil, Abo verwalten. Das Abo verlängert sich automatisch, wenn es nicht spätestens 24 Stunden vor Ablauf gekündigt wird. Nach der Kündigung läuft Pro bis zum Ende des bezahlten Zeitraums weiter.
• Neues iPhone oder Pro nicht erkannt: Profil, USELY Pro, Käufe wiederherstellen. Voraussetzung ist dieselbe Apple-ID.
• Nach dem Ende von Pro bleibt alles erhalten und sichtbar: Belege, Logo-Einstellung, Vorlagen. Neue Rechnungen sind dann wieder auf 3 im Monat begrenzt, neue Vorlagen und E-Rechnungen brauchen Pro.

Passwort oder E-Mail ändern, Passwort vergessen #

• Passwort ändern: Profil, Login-Daten, Passwort ändern, neues Passwort mit mindestens 8 Zeichen zweimal eingeben.
• Passwort vergessen: Auf dem Login-Bildschirm Passwort vergessen? tippen, E-Mail eingeben, den Code aus der Mail eintragen und ein neues Passwort festlegen.
• E-Mail ändern: Profil, Login-Daten, E-Mail ändern. USELY schickt einen Bestätigungscode an die neue Adresse. Erst nach Eingabe des Codes wird die Änderung aktiv, bis dahin bleibt die alte Adresse gültig.

App-Sperre mit Face ID iPhone#

Profil, Karte Sicherheit, App-Sperre einschalten. USELY wird gesperrt, wenn die App länger im Hintergrund war, und öffnet sich erst nach Face ID, Touch ID oder deinem Gerätecode. Voraussetzung: In den iOS-Einstellungen ist ein Code oder Face ID eingerichtet.

Sprache der App ändern #

• App-Sprache (iPhone): Profil, Karte Sprache, In den iOS-Einstellungen ändern. Dort wählst du Deutsch oder Englisch, USELY übernimmt es beim Zurückkehren, im Zweifel nach einem Neustart der App.
• Web-App: folgt der Sprache deines Browsers.
• Belegsprache ist davon getrennt: Sie gilt für PDFs, E-Rechnungen und Versand-Mails und wird je Firma in den Stammdaten eingestellt.

Konto löschen #

1. Exportiere vorher deine Daten (Datenexport) und die Belege, die du aufbewahren musst.
2. Profil, ganz unten Konto löschen, Warnung lesen, Weiter zum Löschen und endgültig bestätigen.

Dein Zugang und deine persönlichen Daten werden unwiderruflich gelöscht, ebenso Kunden, Projekte und Ausgaben. Hast du Rechnungen über USELY versendet oder Online-Zahlungen erhalten, werden diese Beleg- und Zahlungsdaten nicht gelöscht, sondern anonymisiert gesperrt: Sie unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§147 AO, bis zu 10 Jahre) und werden nach Fristablauf endgültig entfernt.

Datenschutz und Sicherheit #

• Deine Daten liegen in deinem USELY-Konto auf Servern in der EU, verschlüsselt übertragen und DSGVO-konform verarbeitet. Details in der Datenschutzerklärung.
• Belegbilder und Dateien sind privat je Firma gespeichert, nur Mitglieder mit dem passenden Bereich sehen sie.
• Die Belegablage ist GoBD-konform: Belege tragen eingefrorene Werte, Änderungen laufen über Stornos, das Aktivitätsprotokoll hält jede Änderung fest.
• Beim Banking-Abgleich läuft der Login ausschließlich bei deiner Bank, USELY sieht keine Zugangsdaten und kann keine Zahlungen auslösen. Beim Bezahllink läuft die Zahlung über dein eigenes Stripe-Konto.

Anmeldung und Konto #

Belege und Rechnungen #

Versand und Links #

E-Rechnung #

Ausgaben, Scan und Beleg-Postfach #

Team, Rollen und Einladungen #

Zeiterfassung und Boards #

Abo und Zahlung #

Verbindung, Anzeige, Sonstiges #